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Datenschutz ist in der heutigen Zeit, wo immer neue Abhörskandale publik werden, ein sehr wichtiges Thema - vor allem in Unternehmen. Jedes Unternehmen hat bestimmte Datenschutzbestimmungen zu erfüllen und auch strikt einzuhalten. Vor allem in größeren Unternehmen gibt es deshalb eigens dafür eingerichtete Abteilungen, die sich nur mit der IT-Security befassen. Die Mitarbeiter befassen sich zum Beispiel mit der Einrichtung und Pflege der Firewall, damit keine Angreifer von außen auf die Firmenserver gelangen können und sichern auch das interne Netzwerk ab, sodass jeder nur die Befugnisse erhält, die er auch benötigt. Sowohl Server und Workstations als auch Mailkonten und vieles mehr werden durch Passworte abgesichert. Doch immer wieder kommt es vor, dass ein Bereich sträflich vernachlässigt wird, an den niemand so wirklich denken würde.

Wenn der Drucker freien Eintritt gewährt…

Die Rede ist vom Drucker. Nun mögen Sie vielleicht denken, dass ein Drucker doch keine Gefahr darstellt. Doch weit gefehlt. Denn in Unternehmen werden heutzutage immer mehr Netzwerkdrucker eingesetzt, die weit mehr können als nur Dokumente zu drucken.

Ein Netzwerkdrucker wird heute nicht mehr einfach nur über einen Printserver in das Firmennetzwerk eingebunden und ist dann wie der Tintenstrahldrucker zu Hause ansprechbar. Vielmehr sind Netzwerkdrucker heute beinahe schon eigenständige Computer. Denn sie besitzen inzwischen ein eigenes Betriebssystem, eine eigene Festplatte und werden direkt in das Netzwerk eingespeist. So ist es etwa möglich, Dokumente über das Netzwerk oder sogar über das Internet direkt auf der Festplatte des Druckers abzulegen und von dort auszudrucken. Einige Geräte besitzen sogar eine eigene E-Mail-Adresse.

Zwar ist die Verbindung zum Netzwerkdrucker in der Regel abgesichert, sodass Hacker von außen keinen Zugriff haben. Doch es gibt noch viele weitere Punkte, die ein großes Risiko bergen. Denn der Feind kommt laut statistischen Auswertungen in sieben von zehn Fällen aus den eigenen Reihen.

Welche Mittel gibt es, um den Netzwerkdrucker vor Fremdzugriffen zu schützen?

In vielen Unternehmen werden nicht selten vertrauliche Dokumente ausgedruckt, die nicht für die Augen von „Normalsterblichen“ vorgesehen sind. Dies können beispielsweise die Lohnabrechnungen der Führungsebene sein, oder aber Dokumente mit Informationen zu Patententwicklungen, die, wenn sie in die falschen Hände geraten, viele Millionen Euro wert sein können. Sind solche Unterlagen auf dem internen Speicher des Netzwerkdruckers abgelegt, müssen diese auch entsprechend abgesichert werden. Denn in den meisten Unternehmen finden sich inzwischen hauptsächlich Netzwerkdrucker, über die mehrere Mitarbeiter einer einzigen Abteilung oder sogar alle Mitarbeiter des Unternehmens drucken können.

Verschlüsselung

Um wichtige Dokumente vor Fremdzugriff zu schützen bietet es sich beispielsweise an, diese über eine spezielle Software zu verschlüsseln, sodass sie nur mit dem passenden Code auch wieder entschlüsselt werden können. Es können beispielsweise einzelne Dokumente, aber auch ganze Ordner auf dem Druckerspeicher verschlüsselt werden.

Firmware / Software

Eine sehr große Angriffsfläche auf einen Netzwerkdrucker bietet die Software. Denn wie bereits erwähnt, läuft auf einem modernen Netzwerkdrucker ein eigenes Betriebssystem, die sogenannte Firmware. Wie auch in jeder anderen Software kann sich mitunter auch hier ein Fehler beim Programmieren eingeschlichen haben, durch den sich Angreifer eine Hintertür schaffen können, um unbemerkt Zugang zu erlangen. Deshalb sollten Sie regelmäßig nach Firmware-Updates Ausschau halten und bei Unklarheiten mit dem Hersteller Rücksprache halten. Denn so wird eine bestehende Backdoor geschlossen und Angreifer haben keine Chance mehr, diese zu durchschreiten.

Lösungen für internes Drucken auf Business-Druckern

Netzwerkdrucker stehen in der Regel niemals genau dort, wo Sie Ihren Arbeitsplatz haben, sondern vielmehr zentral, sodass er für alle Mitarbeiter, die ihn nutzen dürfen, gut erreichbar ist. Im Idealfall ist der Drucker von mehreren Personen stets einsehbar. Doch in manchen Firmen steht dieser nicht in einem Büro, sondern vielmehr auf dem Gang, sodass nicht bei jedem Druckvorgang Mitarbeiter gestört werden. Was ist nun aber, wenn Sie einen Druckauftrag starten, sich direkt auf den Weg zum Drucker begeben, bis Sie ankommen liegt aber nichts im Ausgabefach? Kam der Druckauftrag nun am Drucker an, haben Sie versehentlich den falschen Drucker gewählt oder hat sogar ein anderer Mitarbeiter den Ausdruck versehentlich oder gar absichtlich mitgenommen?

Damit Sie nun nicht zeitraubende Untersuchungen anstellen müssen, um dem Verbleib der Ausdrucke auf den Grund zu gehen, bietet es sich an, die Druckdaten auf dem Drucker abzulegen und dort aufzurufen, sodass Sie garantiert wissen, dass keine anderen Mitarbeiter Einsicht in die Dokumente haben und diese entwenden können. Damit nun aber nicht neugierige Mitarbeiter zufällig die Daten aufrufen und drucken oder sogar per Mail an ihr privates Mailpostfach versenden können, sollten Sie diese unbedingt vor Fremdzugriff sichern. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Passwort

Ein Standard-Netzwerkdrucker besitzt ein Touchpad, über das Sie sämtliche Eingaben vornehmen können – inklusive der Eingabe der Zugangsdaten mit PIN, um an Ihre Daten zu gelangen. Möchten Sie nun etwas ausdrucken, können Sie dies nur nach Eingabe des entsprechenden Passwortes. Bei einigen Druckern sind alphanumerische Passworte möglich, bei anderen wiederum ein numerischer, meist vierstelliger PIN. Ein solches Touchpad mit virtueller Tastatur ist jedoch leider fehleranfällig, weshalb es nur bedingt zu empfehlen ist.

Mitarbeiterkarten

Es gibt aber auch Netzwerkdrucker, die mit einem Kartenlesegerät ausgestattet sind. Hier hat in der Regel jeder Mitarbeiter seine eigene, persönlich Mitarbeiterkarte, mit der er auch nur an seine eigenen Daten gelangen kann. Damit diese Karte nun aber nicht missbraucht werden kann, ist diese in der Regel noch einmal zusätzlich mit einem PIN gesichert, sodass Sie hier also den gleichen Sicherheitsstandard genießen können, wie auch bei Ihrer Bankkarte am Bankautomaten.

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